大学生教务处实习报告

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又是一年春季,转眼间我们就走到了大三的尾巴,而我们的专业实习也提上了日程?;匙判┬硇朔艿男那?,我们等待着工作的安排。而今年出现了一点意外,实习工作单位的分配晚了一天才出来。似乎已预料到我们会留在学校实习,我们班的同学有点沮丧。虽然看着别人去市区实习有点不甘,但我们还是庆幸在学校比较方便。我和班里两个同学分配到我们学校行政楼的教务处实习,起初以为教务处是一个里面有着板着眼的老师的一个地方,不过去到之后发现老师们都很和善,对我也很好。

第一次来学校实习,我特别留意这里的一切。教务处有好几个办公室,每一个办公室都有相应的细分名字和对应的工作。我所在的办公室呢叫高教研究室,听上去好像很厉害的样子,里面确实是对老师的工作进行管理的。从我所分配到的工作里面看,我们这里是对老师申报的研究项目进行审批和录入管理的。从老师的电话中得知,旁边的老师是负责对学校的老师的课程进行管理的。我们办公室也经?;嵊泻芏嗬鲜次室幌律瓯ǖ南钅坑胱式鹬嗟氖虑榛蚴且恍┭Х种瓶纬痰奈侍?。而这里也经常有处长下来跟我们办公室的科长谈话,有时候解决一些工作上的难点,她们经?;岜谎肴タ???瞥ぞ;崽岬酱Τず托3?,他们对于我们办公室的工作也有所对接和管理。隔壁办公室的老师有时候也会过来串串门,聊一下工作上的事情或一些其他的,对于部门与部门之间的关系也很是和谐,办事起来相互也好打照面。平时下班了,我们同学之间经?;峤涣鞯奖舜说淖橹涞氖虑?,随着同学提到的老师在办公室坐的位置上,我观察到在我们办公室的老师们坐的位置从里到外分别是从职位高到职位低的,这和同学们的所在部门的办公室的老师分布位置相似。

有时候我们办公室也会处理一些杂物,比如接收校历表并派发到行政楼的各个部门,让各个学院的老师派代表过来领取校历表,可见我们办公室与学校的老师是密切关联的。在跟着老师去派发校历表的路上,我了解到行政楼的每个部门都会有处长室和其他办公室,之所以区别起来,是因为处长办公室往往会处理一些比较大的事情,具有决定权,而其他办公室是作为落实上面派下来的任务而设置的。老师还跟我说,像我们派发校历表这种小事是不能惊动到处长级的,最好是每个部门负责处理文书工作的办公室,一般是由他们来签收。在派发每个办公室中,老师一般会先找在那个部门里面认识的老师进行签收,如果没有认识的就找办公室的位置比较靠后的老师,一般靠后的老师是办公室的负责人,职位较高,比较了解部门的情况。以往都是老师一个人去的,而且是现点现给,现在我们是先数下几沓样本,再加上我的帮助,办事效率快了很多。

不过在这十几天的实习中,我做的最多的工作都是对着电脑的。尤其是对于Excel表格的运用,其次就是Word的使用,有时候还会有些PDF文件接收。从接收每个年度的文件压缩包,到解压打开每一个文件,将相关信息录入到汇总的Excel中,从也2013年到2016年,一年接一年地做,有时候我都觉得的有点麻木,但每完成一年我就觉得又有动力了。因为从小便学习各类办公软件,所以就算做起这些表格来,我都是得心应手,很快完成的。再加上大一大二在学生会的办公室部门做干事,处理这些文书工作,我也感到非常的轻松。因此,我常常很快完成任务,有一些闲暇下来的时间。我想以往的努力学习,都是为了有朝一日的熟能生巧,适应社会。除了录入信息,汇总表格以外,我还会分配到一些核对电子版文件,并且盖章的任务。一些文件是用以核对电子版,核查是否有错,并清点缺漏的一些文件。一些文件是在老师审核批准后代为签字和盖章。办公室里的杂务并没有像别人说什么斟茶倒水这种事情,老师们都待我很好,除了一些去其他部门领一些文件外基本不会有太多杂务。

在工作中了解了很多关于我们部门主要工作与职责,也留意到很多关于部门的职位设置。因为我们这学期有组织社会学的课程,郭xx老师叫我们在进入实习单位后了解我们所在的实习单位的组织架构,听起来像是在做卧底,不过其实这些都应该是对外公开的。虽然一开始不敢亲自问老师这个事情,但是通过自己的观察和侧面了解,从自己的工作出发,对于自己的实习单位也了解不少。另一方面,为了更全面地了解我们部门的组织架构,我上我们学校的官网查看了一下。不看不知道,自己所了解的仅仅是冰山一角。原来教务处是一个很大的部门。从上到下分别是主管领导(即是校长)、处领导、各级单位(教务处、高教研究室、教务科、考试管理科、实践教学科、质量监控科)。而咱们高教室又有分常务副主任(正科职,管理七级岗)、专业与课程建设管理员(专业技术九级岗)、副主任(副科职,管理八级岗)、文印管理员(管理九级岗)。四个职位刚刚好对应我们办公室的四个老师。在网站里还有我们部门的详细工作职责,看到有几项是熟悉的。根据我们学习的组织社会学知识,我想我们部门是一个理性系统视角建构的,尤其这是一个非常典型的科层制体系。这种形态的组织被看成是一个理性工具,组织的效率源于组织成员的理性??撇阒频钠渲幸桓龌咎卣骶褪侵驹阜侨烁窕?,也就是组织成员在处理各种事务的时候,不能掺杂任何个人好恶,不能带有情感色彩,以保证工作的理性化。身在组织的人有时候就被这种制度“工具理性化”了,我对此有着亲身体验的经历。

除了留意这些职位设置、人物关系、工作职责之外,有时候我也会在闲暇的时间里思考一下自己未来的职业去向。因为身在部门里,最能了解这个行业的信息。学校的行政人员大多是经常做文书工作的管理者,尽管有些老师身兼多职,即是行政人员有时也教学,还要做一些项目,发表一些论文。和公务员有点类似,不过与同学们的交流得出,公务员甚至工作更轻松,福利什么的也非常优厚。甚至有不少同学在政府单位实习的过程中产生了自己也想当公务员的想法。而我,是不太愿意当行政人员的,为什么说一开始对于教务处的老师有着严肃板眼的刻板印象,大概是因为她们的工作内容如此,工作职责所要求。因为在管理教务处资料,审核,通知等等事务都需要一个非常严谨认真的态度,一点都马虎不得。再加上科层制体系下的老师,职责各有分工,不交叉也不含糊,就算在同一个办公室下,老师们都是各司其职,很少有频繁的交流,大家除了工作关系不会有太多的私人关系。

不过我不喜欢当行政人员的主要原因还是觉得天天对着电脑处理文件,表格文档电子稿等等,脑子都要被格式化的感觉。虽然成为了其中一员之后又会自然而然地埋头工作,甚至不会觉得讨厌。似乎这样的工作没有什么挑战性,不有趣,也不需要太多的脑力和体力活,于是乎,我对自己说,如果将来真的当上了行政人员或文员一类,工作对于自己来说,是不会有什么太大的难度的,但是就是下班以后要更加努力的看书看电影之类的对新事物的学习,才觉得脑子会动起来,性格不会太僵化。不过思量良久,我觉得自己以后还是喜欢从事一些有一点难度的工作,可以经常思考的工作。对于自己的专业是社会学,其实旁支的社会工作好像也不错。

很快又到了实习结束的时候,我们走了,文院又会来一批新的实习学生,我对自己的工作效率还是很满意的,希望与别人院学生相比会好一些,毕竟这样才对得起自己学习了十几年的办公类软件。在这段实习期间,可以说工作都是很轻松的,很多时候还会有闲暇时间看看书,写写日志。不过相对于办公室的其他老师,我的工作量大概只及她们的五分之一吧,她们每天有不停的电话,有许多老师来找她们,不断地敲电脑,审核文件……其实总的来说,每一样工作都有它的辛苦之处,就看自己对待它的态度吧!

                                                 报告人:

                                       2017年04月20日

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浏览次数:  更新时间:2017-11-01 16:46:10
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